Conformité et gouvernance

Les programmes fédéraux et les règles provinciales évoluent rarement au même rythme, et un bulletin générique conçu pour un autre marché ne tient pas compte de ce qui s’applique à un régime précis. Les promoteurs de régime ont besoin d’une veille adaptée aux provinces où travaillent leurs employés — et non d’une mise à jour universelle.

Les promoteurs de régime ont besoin d’une veille réglementaire couvrant les programmes fédéraux et les règles propres aux provinces — le projet de loi 68 du Québec, le cadre ontarien des régimes à prestations cibles, le Régime canadien de soins dentaires — et peu de conseillers suivent chaque territoire avec la même profondeur.

Le service de conformité de HUB suit conjointement les changements fédéraux et provinciaux, puis traduit chaque évolution en répercussions concrètes pour la conception d’un régime donné et les territoires concernés.

Un employeur présent uniquement au Québec et un employeur national ayant des activités au Québec ont réellement besoin de conseils différents au sujet de cette loi — un bulletin générique répond rarement bien aux besoins des deux.

Les promoteurs de régime obtiennent des conseils réglementaires adaptés aux provinces où travaillent leurs employés — et non une mise à jour générique, ni de l’information conçue pour les règles d’un autre pays.

La nouvelle législation n'attend pas le prochain renouvellement d'un régime pour entrer en vigueur, et un document rédigé selon les règles de l'an dernier peut laisser de véritables lacunes dans la couverture et l'administration des réclamations. Rester à jour exige plus qu'un simple coup d'œil annuel aux changements.

Une nouvelle loi comme le projet de loi 68 du Québec, qui a supprimé l'obligation de fournir un billet du médecin et des références pour certaines réclamations, peut rendre le libellé du régime et les pratiques d'administration des réclamations désuets dès son entrée en vigueur — et des expansions fédérales comme le Régime canadien de soins dentaires modifient discrètement ce qu'un régime privé devrait encore couvrir.

Un examen annuel structuré permet de repérer ces écarts avant qu'un audit ou qu'une réclamation refusée ne le fasse, et d'harmoniser la conception du régime privé avec ce que couvrent désormais les programmes fédéraux et provinciaux.

Les régimes qui restent à jour ne sont pas ceux qui réagissent à un bulletin de conformité; ce sont ceux qui se demandent déjà ce que les changements législatifs de l'an dernier signifient pour le libellé de cette année.

Les employeurs savent que les documents de leur régime reflètent la réalité législative de cette année — réduisant le risque qu'une lacune de conformité survienne au pire moment, lors d'un audit ou d'une réclamation.

Les programmes de santé, de retraite et de pension génèrent chacun leurs propres mises à jour de conformité, mais un conseil ne les supervise pas un à la fois. La gouvernance fonctionne lorsque quelqu’un rassemble l’ensemble du portrait, et non lorsque les comités l’assemblent eux-mêmes par morceaux.

Les conseils et comités qui supervisent les programmes d’avantages sociaux et de retraite doivent synthétiser simultanément l’information sur la conformité dans les secteurs de la santé, de la retraite et des pensions. Aucun bulletin de conformité ni aucune mise à jour réglementaire annuelle n’explique à lui seul comment la structure de gouvernance elle-même devrait être conçue.

HUB réunit la structure de gouvernance et le suivi réglementaire dans les domaines des avantages sociaux, de la retraite et de la conformité, en donnant aux conseils et aux comités la base objective et défendable pour les décisions qu’exige l’obligation fiduciaire, plutôt que de les laisser synthétiser seuls des mises à jour dispersées.

Le risque fiduciaire découle rarement d’une seule mise à jour manquée; il provient plutôt de l’absence d’un responsable de la façon dont toutes les mises à jour s’articulent dans l’ensemble de la structure d’un régime.

Les conseils et comités prennent leurs décisions à partir d’une vue défendable et coordonnée de la conformité et de la gouvernance du régime, et non d’une pile de bulletins déconnectés qu’ils doivent eux-mêmes concilier.