La conformité au droit du travail est devenue plus complexe pour les OBNL, qui doivent composer avec les exigences en matière de cessation d'emploi, les congés protégés, les obligations d'accommodement et les règles de classification des travailleurs, souvent sans fonction de ressources humaines (RH) attitrée. Dans bon nombre d’OBNL, les relations avec les employés relèvent généralement de la direction générale ou de la direction des finances, qui gèrent déjà plusieurs priorités stratégiques.

Un programme d'assurance responsabilité liée aux pratiques d'emploi bien structuré est essentiel pour les OBNL. Partout au Canada, les normes du travail, les droits de la personne et les obligations en matière de santé et de sécurité s'appliquent aux OBNL au même titre qu'aux entreprises à but lucratif, et la conformité en matière de RH fait l'objet d'une surveillance accrue.¹ Lorsque les rôles en RH sont partagés, ou qu'on ne sait pas clairement à qui incombe la responsabilité de la conformité, de petites lacunes dans les dossiers ou les processus peuvent avoir des conséquences démesurées. La bonne nouvelle, c'est que les organisations qui font des RH une priorité stratégique se positionnent pour éviter des réclamations qui pourraient prendre leurs pairs au dépourvu.

Où se concentrent les risques liés à l'emploi

La main-d'œuvre des OBNL d'aujourd'hui est beaucoup plus diversifiée qu'il y a dix ans. Les employeurs gèrent des postes financés par des subventions, chacun assorti de ses propres obligations de conformité, et font souvent appel à des entrepreneurs indépendants, à des stagiaires, à des bénévoles et à du personnel à distance ou en mode hybride. La conformité relative à la main-d'œuvre des OBNL suppose de tenir compte des règles distinctes de classification, de rémunération, d'heures de travail et de temps supplémentaire propres à chaque poste en vertu des normes du travail provinciales. En l'absence de politiques et de descriptions de poste consignées, le départ d'un membre du personnel crée des lacunes de connaissances qui exposent l'organisation à un risque de non-conformité.

Quelques risques méritent une attention particulière :

Classification des travailleurs — Des gestes bien intentionnés, comme le remboursement de dépenses, l'ajout d'avantages sociaux ou l'établissement d'horaires fixes, constituent des pièges courants de classification des employés pour les OBNL. Ils peuvent entraîner la requalification d'un entrepreneur en employé, obligeant l'organisation à verser les cotisations non remises au Régime de pensions du Canada (RPC), Régime de rentes du Québec (RRQ) et à l'assurance-emploi (AE), en plus des pénalités et des intérêts.²

Règles sur la rémunération et les heures de travail — L'admissibilité au temps supplémentaire et les exemptions sont des sources courantes de non-conformité, particulièrement lorsque le personnel assume des tâches allant au-delà de sa description de poste initiale.

Congés et accommodements — Les obligations découlant des congés prévus par les normes du travail provinciales, de la législation en matière de droits de la personne et des lois sur l'accessibilité, comme la Loi canadienne sur l'accessibilité, nécessitent des professionnels RH expérimentés ainsi que des dossiers rigoureux et cohérents.

Réclamations de tiers et de non-employés — Même les organisations comptant peu de personnel rémunéré présentent une exposition au risque importante. Des réclamations peuvent provenir de stagiaires et de bénévoles, ainsi que de clients, de fournisseurs et de demandeurs de subventions alléguant de la discrimination ou du harcèlement.

Cadre distinct du Québec — Le Québec fonctionne selon le droit civil plutôt que la common law, un régime qui comporte des exigences législatives distinctes. Les OBNL comptant du personnel, des bénévoles ou des activités au Québec devraient s'assurer que leurs politiques, contrats et communications respectent ce cadre distinct.

Comment les dirigeants peuvent prendre les devants

Une solide conformité en matière de RH dans les OBNL commence par la clarté. Tenir à jour un manuel de l'employé tout en consignant les politiques, les descriptions de poste et les liens hiérarchiques, puis les réviser selon un calendrier régulier, donne aux dirigeants une base solide et assure une conformité constante à mesure que l’équipe évolue. La tenue de dossiers de rendement en temps réel, combinée à un processus de mesures disciplinaires progressives, renforce votre position en cas de problèmes de rendement. Comme les OBNL font l'objet d'une surveillance publique et réglementaire étroite, de nombreux dirigeants révisent désormais ces documents chaque année plutôt que d'attendre qu'un problème survienne. Travailler étroitement avec un conseiller juridique en droit du travail et un conseiller en gestion des risques permet de classer correctement les travailleurs et aide l'organisation à demeurer à l'affût de l'évolution des exigences fédérales et provinciales.

L'assurance complète le tableau. Une assurance responsabilité liée aux pratiques d’emploi bien structurée devrait désigner les entrepreneurs indépendants, les stagiaires et les bénévoles à titre d’assurés. La couverture devrait également inclure une protection contre la discrimination envers des tiers ainsi qu'une sous-limite pour les frais de défense liés à la rémunération et aux heures de travail, afin que vos ressources demeurent concentrées sur votre mission. La révision de ces modalités avec votre courtier transforme la complexité de la main-d'œuvre en un risque que vous comprenez et maîtrisez.

Communiquez avec les spécialistes en assurance pour OBNL de HUB International pour amorcer une discussion sur le renforcement de la protection en responsabilité liée aux pratiques d'emploi de votre organisme.

CharityVillage, « HR Compliance and the Law: Protecting Your Nonprofit from Costly Risks in 2026 », 12 février 2026.

Agence du revenu du Canada, « Comprendre l'incidence du statut d'emploi », consulté en juillet 2026.