Après un déclin marqué causé par la pandémie, les programmes de voyages étudiants connaissent un nouvel essor, le nombre de participants à l'échelle mondiale ayant augmenté de 16 % par rapport à 20191. Des sorties scolaires au secondaire aux programmes d'études à l'étranger de niveau universitaire, en passant par les compétitions sportives, ces programmes créent des occasions uniques. Toutefois, ils comportent également des risques particuliers sur les plans de la responsabilité, des finances et de la sécurité. Les urgences médicales, les incidents de sécurité et les lacunes en matière de couverture d'assurance peuvent entraîner des conséquences dévastatrices, tant pour les étudiants que pour les établissements, les risques allant souvent bien au-delà de ce que de nombreux administrateurs imaginent.

Il est essentiel de bien comprendre ces risques. Les établissements ont besoin d'une approche globale de la gestion des risques liés aux voyages étudiants qui tient compte à la fois des obligations en matière de devoir de diligence et de la protection financière. Les polices standards destinées aux voyagistes et les couvertures génériques ne sont pas conçues en fonction des besoins propres aux étudiants, et l'écart entre ce qu'elles couvrent et ce dont les écoles ont réellement besoin ne cesse de se creuser.

Les établissements d'enseignement ont plutôt besoin d'une assurance voyage uniforme et obligatoire, combinée à des stratégies proactives de gestion des risques liés aux voyages étudiants, afin d'assurer la protection de tous.

À quoi ressemblent de solides programmes d'assurance voyage étudiant

La gestion sécuritaire des sorties scolaires repose avant tout sur une assurance adéquate. Les établissements d'enseignement doivent s'assurer que leurs polices d'assurance voyage étudiant comprennent les éléments suivants :

  • Assurance santé voyage (souvent appelée « assurance médicale hors province/hors pays »). Les limites de couverture doivent refléter les coûts médicaux actuels, particulièrement dans les régions où ces coûts sont élevés, et prévoir des exigences raisonnables en matière de stabilité médicale.
  • Évacuation médicale d'urgence et prestations complémentaires. Si le groupe ne se trouve pas à proximité d'un centre médical ou qu'un participant est atteint d'une maladie ou d'une blessure grave, une évacuation médicale peut être nécessaire. Il peut s'agir d'une situation coûteuse et complexe à gérer. Des prestations complémentaires, comme le paiement du déplacement d'un membre de la famille auprès du participant, peuvent également être requises.
  • Assurance annulation et interruption de voyage. Les écoles ont besoin d'une couverture qui tient compte de situations propres aux étudiants, notamment lorsqu'une école annule un voyage pour quelque raison que ce soit (p. ex., des préoccupations de sécurité), en cas de perte d'emploi d'un parent ou de difficultés financières familiales. Les polices standards des voyagistes ne prévoient généralement pas ces situations, ce qui laisse les familles vulnérables sur le plan financier lorsqu'un voyage doit être annulé.
  • Assurance décès et mutilation accidentels (DMA) universelle. Les jeunes risquent de subir des blessures graves ou de perdre la vie à la suite d'un accident pendant qu'ils voyagent. Une prestation de DMA peut aider à couvrir les coûts imprévus et à offrir un soutien financier.
  • Évacuation en cas d'urgence liée à la sécurité ou de catastrophe naturelle. Cette protection est essentielle, peu importe la destination. Elle est parfois incluse avec d'autres garanties ou achetée sous forme de police distincte. Il est important de s'assurer que les déclencheurs de couverture répondent aux besoins de l'école, en reconnaissant que la tolérance au risque est généralement plus faible pour les étudiants voyageurs.
  • Couverture pour le personnel et les accompagnateurs. Les écoles ont un devoir de diligence légal de veiller à ce que les employés voyageant au nom de l'école disposent d'une assurance pour voyage d'affaires adéquate, tant pour la santé en voyage d'affaires que pour l'annulation et l'interruption de voyage. L'assurance santé pour voyage d'affaires devrait éliminer ou réduire au minimum les exigences de stabilité médicale. Les accompagnateurs bénévoles ont également besoin d'une couverture complète, de sorte que l'ensemble du groupe soit couvert par le même régime et les mêmes garanties.

Les écoles devraient également évaluer si des avenants ou protections supplémentaires sont nécessaires. Par exemple, la couverture pour risques de guerre protège les étudiants même lorsqu'un conflit dans un pays touche les pays voisins où les étudiants séjournent. L'assurance enlèvement et rançon offre des équipes d'intervention spécialisées et une protection financière, bien que les besoins en matière de couverture varient selon le profil de voyage global de l'école. Enfin, il convient d'examiner les exclusions liées à certaines activités (p. ex., sports à risque élevé, ski, plongée sous-marine, etc.) et de déterminer si un avenant est nécessaire pour les couvrir.

Tirer parti de l'expertise des fournisseurs d'assistance voyage pour étudiants

Les partenariats avec des fournisseurs d'assistance offrant une expertise médicale et en matière de sécurité constituent un autre élément essentiel de la sécurité des voyages étudiants. Ces organisations spécialisées possèdent des renseignements à jour sur les risques mondiaux et peuvent évaluer le risque associé à une destination en fonction du profil de chaque voyageur, en tenant compte de facteurs tels que les problèmes de santé préexistants, la race, l'orientation sexuelle et l'identité de genre, qui peuvent influencer la sécurité dans certaines destinations.

En cas de crise, les fournisseurs d'assistance peuvent coordonner les évacuations, repérer des soins médicaux appropriés partout dans le monde et offrir un soutien en temps réel. Ils proposent également des ressources en santé mentale, ce qui devient de plus en plus important, puisque les polices d’assurance voyage standards prévoient souvent des limites de couverture moins élevées pour le soutien psychologique que pour la santé physique.

Stratégies clés pour réduire les risques liés aux voyages étudiants

En plus d'une couverture adéquate, les établissements d'enseignement peuvent prendre plusieurs mesures pour réduire les risques liés aux voyages étudiants :

  • Faire des recherches approfondies sur les destinations. Travailler avec des fournisseurs d'assistance pour évaluer la stabilité politique, les enjeux de sécurité et les risques pour la santé.
  • Effectuer une préparation complète avant le voyage. Offrir des séances d'information sur la sécurité qui abordent les risques propres à la destination, notamment la façon de protéger les objets de valeur, de reconnaître les arnaques et de franchir les postes frontaliers. Vérifier que les étudiants peuvent légalement apporter leurs médicaments sur ordonnance et qu'ils répondent aux exigences de stabilité médicale. Fournir par écrit toute l'information avant le départ afin de démontrer que l'école a rempli son devoir de diligence.
  • Sélectionner et former les accompagnateurs. Choisir minutieusement les bénévoles au moyen de vérifications des antécédents et s'assurer d'un ratio d'encadrement adéquat. Offrir une formation sur la gestion des incidents et consigner l'obtention de toutes les certifications requises.
  • Établir des protocoles d'intervention en cas d'incident. Élaborer des plans détaillés précisant qui doit communiquer avec l'assureur, qui doit informer les parents, qui doit gérer les demandes des médias et qui doit travailler avec les conseillers juridiques. Tester ces protocoles avant qu'une crise ne survienne.
  • Rendre l'assurance voyage obligatoire. Exiger que tous les étudiants participent à une couverture achetée par l'école, conçue spécifiquement pour les voyages étudiants. Cela permet d'assurer une protection uniforme et d'éliminer le fardeau administratif lié à la gestion de plusieurs polices auprès de différents assureurs.
  • S’assurer que la couverture est suffisante. Examiner les polices existantes afin de confirmer que les limites reflètent les coûts actuels ou les scénarios possibles en fonction de l'actualité, plutôt que des hypothèses dépassées.

La gestion complète des risques liés aux voyages étudiants exige une attention continue, mais les écoles n'ont pas à bâtir leurs programmes seules. Travailler avec des courtiers spécialisés et des conseillers en gestion des risques qui comprennent bien les voyages éducatifs aide les établissements à éviter les pièges courants tout en adaptant des stratégies éprouvées à leurs besoins particuliers.

Prêt à mettre sur pied un programme de voyages étudiants dont votre établissement peut être fier? Communiquez avec un spécialiste en éducation de HUB International pour commencer.

1 Student & Youth Travel Association (SYTA), « Student Travel Business Barometer Annual Report 2023 », consulté le 12 mars 2026.