Les compagnies d'assurance enverront souvent un expert en contrôle des pertes pour rendre visite aux opérateurs de flotte avant d'émettre un devis ou après l'achat d'une nouvelle police. L'objectif de la visite est de comprendre et d'évaluer les opérations et les processus de l'entreprise. Elle vise aussi à identifier tout danger susceptible d'augmenter le risque d'une réclamation future. Une fois terminé, le souscripteur fera souvent des recommandations d'amélioration, dans le but ultime de réduire les pertes potentielles pour votre flotte et la compagnie d'assurance.
Contrairement à la croyance populaire, les souscripteurs ne recherchent pas nécessairement la perfection lors de leur visite de contrôle des pertes. Au lieu de cela, ils cherchent à s'associer à votre entreprise pour contrôler les pertes. Ils recherchent des entreprises ouvertes aux nouvelles idées et motivées à améliorer la sécurité et les opérations.
La visite d’un préventionniste est également l'occasion pour le gestionnaire des risques de l'exploitant d'engager le représentant en assurance et de bénéficier de ses connaissances. Le préventionniste aura une perspective et une connaissance uniques d'entreprises similaires. Il saura comment les autres entreprises gèrent les choses, quels programmes d'incitation ont fonctionné pour eux et plus encore. Il est facile de faire en sorte que la visite du préventionniste profite également à votre entreprise.
Utilisez la feuille de route suivante pour vous préparer à la visite du préventionniste.
Revue des opérations. Les fournisseurs voudront savoir ce que vous transportez, où vont les chargements, si les chauffeurs rentrent à la maison tous les soirs et la distance moyenne et maximale du transport. Passez en revue ces détails à partir de votre application de politique d’entreprise pour assurer un message cohérent. Réfléchissez aux autres questions spécifiques à vos opérations et préparez-vous à les situer dans le bon contexte.
Embauche de conducteurs. Quels sont vos paramètres d'embauche? Combien d'accidents ou d'infractions autoriserez-vous? Quel âge minimum les conducteurs doivent-ils avoir et de quel minimum d’expérience avez-vous besoin? Les fournisseurs s'attendent à ce que vous leur présentiez vos procédures et règles d'embauche et de vérification des conducteurs, y compris les exigences d’intégration et de formation.
Gestion des chauffeurs. Une fois les chauffeurs à bord, comment les gérez-vous? Avez-vous des programmes incitatifs autour des SMS et PEVL et des inspections sans reproches ou zéro accident? Si un conducteur a un accident, comment déterminez-vous s'il doit être licencié? Quelle est votre politique de dépistage des drogues et alcool?
Technologie. Si vous utilisez des caméras dans la cabine, sont-elles orientées vers l'avant et vers l'arrière ou simplement vers l'avant? Si vous utilisez des fiches journalières électroniques, utilisez-vous également les données télématiques? Avec quel fournisseur de technologie travaillez-vous? Utilisez-vous une technologie anti-collision qui comprend : un régulateur de vitesse adaptatif, une assistance au changement de voie et plus encore? Comment accompagner les conducteurs sur la base des données disponibles dans ces systèmes, y compris les alertes d'événements critiques? Les fournisseurs voudront voir que vous utilisez la technologie au-delà de la simple documentation vidéo d'un accident. Si vous n'encadrez pas les conducteurs avec la technologie, vous manquez une énorme opportunité de gestion des risques.
Analyse des pertes. Les fournisseurs voudront savoir si vous analysez les données de perte pour identifier les tendances et prendre les mesures nécessaires pour éliminer les pertes futures. Pour de nombreux opérateurs de flotte, c'est une chance de montrer au fournisseur ce que vous faites de bien. Par exemple, si votre flotte a connu un certain nombre d’accrochages à une seule intersection et que vous avez changé d'itinéraire pour éviter cette intersection, informez-en le fournisseur. Comprendre les tendances des pertes, tenir à jour un registre des détails des pertes, y compris le lieu de la perte, l'heure de la journée, les conditions météorologiques, le conducteur impliqué, etc., vous aidera à analyser les tendances.
Entretien de la flotte. Les fournisseurs voudront savoir que vos chauffeurs effectuent des inspections avant et après le voyage. Ils voudront savoir comment vous gérez l'entretien de votre flotte en interne ou en sous-traitance ?
Défendabilité. La tendance des « verdicts nucléaires » et l'inflation sociale en général signifient que les fournisseurs ne peuvent plus se fier exclusivement à l'historique des pertes d'un exploitant de flotte pour déterminer le risque. Au lieu de cela, les fournisseurs cherchent maintenant à comprendre la « défendabilité » de votre flotte, ou la capacité d'être défendu devant les tribunaux. Parce qu'il suffit d'un seul verdict nucléaire pour effacer les limites de votre police d’assurance et plus encore, les fournisseurs cherchent à s'associer à des opérateurs de flotte qui ont une culture de sécurité en place, sont cohérents avec la formation, la maintenance et maintiennent une opération bien documentée.
Stabilité. Les assureurs recherchent la stabilité financière d'un assuré potentiel. Lorsque les choses sont instables, comme pendant la pandémie actuelle ou les troubles civils, que faites-vous pour assurer l'avenir financier de votre entreprise? Est-ce que vous prenez des raccourcis, c'est-à-dire ne pas changer les pneus aussi souvent? Les initiatives de sécurité ont-elles été abandonnées? Vous voudrez être franc et communiquer tout changement opérationnel dû à la COVID-19 ainsi que votre engagement continu envers la sécurité et la maintenance. Par exemple, les assureurs sont intéressés si vous perdez des affaires avec des contrats dédiés si vous les rattrapez avec des charges négociées, ce qui change la dynamique de votre entreprise.
CONSEIL : En raison du Coronavirus, la plupart des visites du préventionniste se déroulent actuellement par téléphone ou par vidéoconférence. Parce qu'il est plus difficile d'avoir une idée de l'espace physique et des opérations quotidiennes lorsque les visites ne sont pas faites physiquement sur place, les entreprises voudront tirer parti de plusieurs experts internes lors d'un appel de contrôle des pertes au lieu d'un seul expert interne en gestion des risques qui défend tous les problèmes, afin de mieux communiquer l'engagement envers une solide culture de la sécurité.
Contactez votre expert en transport HUB pour obtenir de l'aide dans la préparation d'une prochaine visite de contrôle des pertes du fournisseur.